EIN NEUES PLANUNGSTOOL ALS WACHSTUMSKATALYSATOR

Die Aufgabe

Eine maßgeschneiderte Planungslösung mit nur einer Excel-Datei

Für viele Unternehmen sind die Prozesse von Budgetierung und weiterer Planung sehr zeitaufwendig, da viele verschiedene Teammitglieder und Planungseinheiten beteiligt sind. Unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation sowie Hierarchien führen schnell zu hochkomplexen Setups, bestehend aus mehreren dezentralen Excel-Dateien, die viel manuelle Bearbeitung und Kontrolle erfordern.

Für unseren Kunden – einen Logistikdienstleister – bestand hier der Wunsch, die Ressourcenplanung bezüglich der Dienstleistungen für einen seiner wichtigsten Kunden zu rationalisieren. Die zum Projektstart 40 verschiedenen Standorte des Kunden verfügten über je eine eigene Arbeitsmappe zur Planung, die für jede Woche ein Blatt enthielt. Dazu kam eine große Anzahl von Konsolidierungstabellen, in denen die Ergebnisse mittels Copy & Paste zusammengefasst wurden. Unser Kunde suchte daher nach einer Lösung, die den Planungsprozess unter den verschiedenen Teammitgliedern standardisieren, die täglichen Aufgaben effizienter gestalten und gleichzeitig skalierbar machen würde, um seinen Wachstumsambitionen in diesem Geschäftsbereich gerecht zu werden.

"Im Zuge unseres rasanten Wachstums brauchten wir eine Lösung, die unsere täglichen Arbeitsabläufe mit Excel vereinfachen und beschleunigen würde. Wir wollten außerdem ein Tool, das bestimmte Prozesse standardisiert und vereinheitlicht", so der verantwortliche Projektleiter des Kunden.

Durch die Implementierung einer exacto core® basierten Anwendung, wurde eine vollständig maßgeschneiderte Lösung entwickelt, welche den spezifischen Anforderungen des Kunden gerecht wird und statt über 40 separate Excel-Dateien über nur ein einziges, datenbankintegriertes Excel-Frontend verfügt.

Die Lösung

Alles wird an einem Ort gespeichert – mit live-Daten in einer benutzerfreundlichen und intuitiven Oberfläche

Im engen Dialog mit dem Projektteam des Kunden entwickelte exacto eine Planungslösung, die den gesamten Prozess an einem Ort bündelt. Die Lösung besteht aus einer SQL-Datenbank, in der alle Daten gespeichert sind, während lediglich ein einziges Excel-Frontend von allen Teammitgliedern gleichzeitig zur Eingabe der Ressourcenplanung an den verschiedenen Standorten verwendet wird. Darüber hinaus ermöglicht die zugrunde liegende SQL-Datenbank die „Live“-Konsolidierung aller verschiedenen Planungseinheiten, die im Excel-Frontend angezeigt werden.

"Eine der größten Arbeitsentlastungen und Zeitersparnisse sind unsere vorprogrammierten „One-Click-Berichte“. Daten, die bisher von einem ganzen Team manuell in separate Excel-Tabellen eingegeben werden mussten, können nun automatisch generiert werden. Außerdem konnten wir Fehler auf ein Minimum reduzieren und uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren", so das gemeinsame Feedback der Hauptnutzergruppe.

Der gesamte Prozess wird in einem Administrationsmodul verwaltet, das genau die Funktionen enthält, die das Planungsteam benötigt und das zudem sehr gut skalierbar ist. Das Team kann neue Teammitglieder und Standorte hinzufügen und allgemeine Prämissen ändern, um seinen Wachstumsambitionen gerecht zu werden. Seit Einführung der neuen Planungslösung konnte das Unternehmen unseres Kunden wachsen und sein Geschäft mit den Hauptkunden auf mehr als 75 Standorte erweitern. Trotzdem spart man Zeit bei den Alltagsaufgaben.

Die mehr als 15 Benutzer arbeiten in einer vertrauten Excel-Umgebung. Die Planungsdaten werden in ein und dieselbe Datei eingegeben, die über ein live-Update der zugrunde liegenden Datenbank verfügt. Die Übersichten über die konsolidierten Ebenen werden automatisch generiert.

Das Ergebnis

Anpassung an die Anforderungen des wachsenden Unternehmens und gleichzeitige Zeitersparnis bei täglichen Prozessen

Mit der neuen Lösung zur Ressourcenplanung spart der Kunde bis zu 480 Arbeitsstunden pro Monat, was mehr als zwei Vollzeitstellen entspricht. Infolgedessen war das bestehende Team mit Leichtigkeit in der Lage, das starke Wachstum des Unternehmens in diesem Bereich zu mitzutragen. Der Hauptgrund für die Zeitersparnis ist, dass konsolidierte Übersichten auf der zugrunde liegenden SQL-Datenbank basieren. Berichte und Analysen können somit jederzeit generiert werden, ohne dass eine manuelle Konsolidierung erforderlich ist. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, die sinkende Fehlerwahrscheinlichkeit im Vergleich zur manuellen Konsolidierung.

"Es ist allgemein einfach eine unglaubliche Arbeits- und Zeitersparnis, die speziell auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten wurde“, fasst der Kunde zusammen und erklärt weiter: „denn alle Daten sind nun in einem System gebündelt. So ist es für uns super einfach und schnell ist, alle Einschätzungen und Analysen vorzunehmen, die wir brauchen. Wir sind außerdem viel flexibler bei unserer Analyse, da wir die relevanten Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen aggregieren müssen."

Darüber hinaus fügt der Kunde hinzu, dass sich das neue Tool sowohl auf die interne Motivation als auch auf die Zufriedenheit seiner eigenen Kunden positiv ausgewirkt habe: „Durch die Erleichterung der Arbeit und die Optimierung eher „unerfreulicher“ Arbeitsschritte ist die Motivation spürbar gestiegen und es wurden Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Darüber hinaus sind die Berichte und Analysen viel einheitlicher und daher für unsere Kunden einfacher zu bearbeiten.“

Weiterhin sagt der Kunde über exacto als Entwickler Folgendes: "Vom ersten Kontakt an, über die Zusammenarbeit bei der Entwicklung bis hin zum aktuellen Support können wir exacto als kompetenten und lösungsorientierten Dienstleister nur empfehlen. Die Zusammenarbeit wird fortgesetzt und wir freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte."