ERHÖHTE PRÄZISION MIT STATISTISCHEN PROGNOSEN

Die Aufgabe

Größere Genauigkeit — ein Schlüsselwort für die neue Lösung

Ein großes internationales Produktionsunternehmen hatte den Wunsch, die Qualität der Umsatzprognose des Verkaufsvolumens zu verbessern. Kurz gesagt, die Abweichung zwischen Umsatzprognose und tatsächlichem Verkaufsvolumen zu reduzieren.

Eine genauere Umsatzprognose würde dem Unternehmen bei der optimalen Ressourcenplanung und Nutzung der Produktionskapazität helfen und sicherzustellen, dass das Auftragsbuch mit der Produktionskapazität übereinstimmt.

Das Unternehmen verfügte über eine umfangreiche historische Datengrundlage zum Verkaufsvolumen, die u. a. aus historischen Produktionsdaten und Auftragshistorie bestand. Doch aufgrund der Komplexität und des Umfangs der Datengrundlage hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, Rohdaten in nützliche Informationen umzuwandeln.

„Wir hatten den Wunsch, beim Blick in die Zukunft besser zu werden. Wir sind ein Unternehmen mit vielen Datenpunkten und möchten Daten direkt zusammensetzen können, um die Genauigkeit unserer Umsatzprognose zu erhöhen“, erklärt der Projektleiter des Unternehmens. „Und weil wir in einer Branche arbeiten, in der neue Aufträge oft kurzfristig vergeben werden und in der unsere Kunden viel Flexibilität bei der Lieferung verlangen, müssen wir besonders gut vorhersagen können, wann die Bestellungen aufgegeben werden“, ergänzt der Vertriebsleiter des Unternehmens.

exacto wurde beauftragt, eine genauere, automatisierte und datengestützte Prognoselösung zu entwickeln. Es bestand die Notwendigkeit, von umfangreichen Excel-Tabellen zu einer schnelleren Lösung überzugehen, die auf Excel und SQL basiert: das Spezialgebiet von exacto.

Die Lösung

Statistische Daten geben die Richtung vor

In enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen führte exacto eine umfassende Analyse des Verkaufsvolumens des Unternehmens durch — sowohl im Rückblick auf Ist-Zahlen von mehreren Jahren als auch unter Einbeziehung von Daten zu zukünftigen Aufträgen und Angeboten. Die Analyse war wichtig, um vollständig zu verstehen, welche Parameter im Berechnungsprofil des jeweiligen Kunden bezüglich des Verkaufsvolumens des Unternehmens berücksichtigt werden mussten. Das Ziel war eine maßgeschneiderte Lösung, die auf der Grundlage statistischer Daten eine genauere Umsatzprognose erstellen kann, schneller ist und bei der der Prozess genau auf das Geschäft des Unternehmens abgestimmt ist.

„Wir wollten unsere erwarteten Verkaufsresultate genauer bestimmen, um damit die Aufträge in Zukunft besser abwickeln zu können. Mit der neuen Lösung haben wir einen differenzierten und konsolidierten Überblick über den Materialabsatz in Verbindung mit der Produktionskapazität erhalten. Wir sind besser in der Detailplanung und der laufenden Auftragsbearbeitung geworden“, so der Projektleiter des Unternehmens.

Die Lösung selbst basiert auf einer zugrunde liegenden SQL-Datenbank und einer Excel-basierten Benutzerschnittstelle. Das Unternehmen kann die Anwendung selbst über ein maßgeschneidertes Verwaltungsmodul verwalten. Somit handelt es sich um eine Lösung mit einem hohen Grad an Automatisierung und einem Minimum an manuellen Arbeitsvorgängen, wenn das Unternehmen eine Umsatzprognose erstellen will.

Das Ergebnis

Mehr Vertrauen in die Zahlen

Das Unternehmen hat eine maßgeschneiderte und automatisierte Lösung erhalten. Die Umsatzprognose basiert nun auf historischen Faktendaten in Kombination mit verfügbaren Daten zu zukünftigen Aufträgen und ist somit nicht mehr nur eine qualifizierte Schätzung.

„Die Geschäftsführung hat ein völlig anderes und größeres Vertrauen in die Zahlen gewonnen. Insbesondere die Gewissheit, dass unsere Prognose für den erwarteten Umsatz genauer ist“, erklärt der Vertriebsleiter des Unternehmens. „Auf Leitungsebene sparen wir sehr viel Zeit bei der Neubewertung der Aktionspläne, weil die Prognose jetzt so genau zutrifft“, ergänzt der Projektleiter.

Ein weiterer Vorteil der Lösung ist ein differenzierterer Einblick in die Auftragshistorie und den tatsächlichen Absatz im Laufe eines Auftrags, der z. B. dienlich sein kann, um die Produktionsplanung zu verbessern und jene Geschäftsteile auszuleuchten, die gut laufen, sowie jene, die einen erhöhten Vertriebsaufwand erfordern.

„Wir sind viel besser darin geworden, die Organisation - und auch unsere Kunden - zu betreuen. Mit der neuen Umsatzprognose können wir unseren Verkäufern beispielsweise mitteilen, wann sie sinnvollerweise ihre Kunden proaktiv kontaktieren und nach gewünschten Lieferungen fragen können. Das können wir, weil wir jetzt einen viel besseren Überblick über die Bestellhistorie jedes Kunden haben. Für den Kunden bedeutet dies einen zusätzlichen Service, da wir ihm oft zuvorkommen und bei seiner Planung helfen. Für uns bedeutet dies eine rationellere Vertriebsarbeit“, erläutert der Vertriebsleiter des Unternehmens. „Wir erwartet, dass wir auch in Zukunft das Tool nutzen können, um zu erfahren, wann es sich z. B. für uns lohnen kann, die Preise zu erhöhen oder zu senken. Denn jetzt kennen wir die Zahlen bis auf Detailebene und wissen, wann die Nachfrage mit der Kapazität übereinstimmt und wann nicht.“

Auf die abschließende Frage, warum die Wahl auf exacto als Lieferant fiel, antwortet der Projektleiter: „Wir kannten Sie [exacto], weil Sie schonmal ein ähnliches Projekt für uns durchgeführt haben. Sie sind gut darin, was Sie tun. Gleichzeitig ist es uns wichtig, dass die Umsatzprognose ein flexibles Tool ist, das jedoch auf Standardtechnologie basiert und mit dem wir in einem vertrauten Format arbeiten. Damit fühlen sich Benutzer wohl.“