SCHLUSS MIT SCHLEPPENDEN EXCEL-PROZESSEN

Die Aufgabe

Wunsch nach besserem Überblick und Disponierung der Ressourcen

Für viele Unternehmen ist die Planung von Ressourcen — sei es Personal, Materialien oder Produktionskapazität — eine zeitaufwändige Aufgabe, die häufig von zähen Arbeitsabläufen in Excel dominiert ist. In diesem Case hatte unser Kunde den Wunsch, den Ressourcenverbrauch in einer seiner Entwicklungsabteilungen besser nachzuvollziehen.

Das Unternehmen, das sich über Jahrzehnte hinweg entwickelt hat und für einen globalen B2C-Markt produziert, „brauchte mehr Klarheit darüber, worauf wir unsere Zeit verwenden, um zukünftige Projekte aus Ressourcenperspektive besser planen und priorisieren zu können“, erklärt der für das Projekt zuständige Senior Project Manager.

Anstatt in einem schleppenden manuellen Excel-Umfeld zu arbeiten, lag der Schwerpunkt auf der Erstellung eines agilen und benutzerfreundlichen Datenmodells, das einen leicht zugänglichen und schnellen Überblick über den Ressourcenverbrauch hinsichtlich der Ressourcendisposition gewährleistete – und das gleichzeitig die Möglichkeit einer guten grafischen Datenpräsentation bot und somit eine effektive Ressourcenplanung möglich war.

Die Lösung

Datenbank-Setup mit Simulationsoption

exacto hat ein Ressourcenmanagement- und Planungsmodell in Excel mit einer verknüpften Datenbank bereitgestellt. Das bedeutet, dass die Daten nur an einem Ort aktualisiert werden, was eine höhere Benutzerfreundlichkeit gewährleistet und manuelle Fehler eliminiert. Auch die Schnelligkeit ist einer der vielen Vorteile der Arbeit in einer Datenbankumgebung gegenüber einem reinen Excel-Umfeld.

Aufgrund der verbesserten Datenstruktur ist es ebenfalls einfach, neue Projekte und Mitarbeiter zur Lösung hinzuzufügen. Benutzer können auf ganz einfach spezifische Daten abrufen, die für sie relevant sein können – beispielsweise einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch jedes Mitarbeiters, Teams oder der gesamten Abteilung.

Als Hauptfunktionalitäten der Lösung hebt der Kunde Folgendes hervor: Die Daten können in grafischen Berichten dargestellt werden, die es „viel einfacher gemacht haben, innerhalb der Organisation sowohl nach oben als auch nach unten zu berichten und zu kommunizieren“, sagt der Senior Project Manager. Darüber hinaus hebt er die Szenario-Berichte hervor, in denen man die Möglichkeit hat, verschiedene Szenarien zu simulieren. In der neuen Lösung kann die tatsächlich aufgewendete Zeit importiert und mit der Schätzung verglichen werden, was ein wichtiger Faktor für die Erstellung neuer und genauerer Schätzungen ist.

Das Ergebnis

Mehr Klarheit über Ressourcen optimiert die Ressourcenplanung

Auf die Frage, was die neue Lösung sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Geschäftsführung bedeutet, antwortet der Kunde:

„Sie hat uns geholfen, einen Überblick zu schaffen und uns gegenseitig darauf zu konzentrieren, nicht zu weit verstreut an Projekten zu arbeiten. Und es ist einfacher geworden, sichtbar zu machen, wo es an Ressourcen etc. mangelt.“

Der Planungsprozess ist nicht mehr zeitaufwändig und manuell, da es einfach geworden ist, sich einen schnellen Überblick über den historischen Ressourcenverbrauch zu verschaffen und Ressourcen zu disponieren. Es wurde Zeit zur Analyse und Optimierung des Ressourcenverbrauchs gewonnen, anstatt sich in der Zeit mit Excel und komplizierter Ressourcenplanung abzumühen.

Insgesamt trägt die Lösung zur Optimierung des Geschäfts bei, da sie „die Klarheit erhöht und viel mehr Struktur darüber reinbringt, für welche/wie viele Aufgaben/Projekte wir Kapazitäten haben“, schließt der Senior Project Manager.